Comment mettre en place une signature électronique ?

Signature électronique

Publié le : 14 mars 20226 mins de lecture

Mettre en place une signature électronique pdf, c’est garantir l’identité du signataire d’un document numérique et l’intégrité du document signé. Comme la signature manuscrite, la signature électronique constitue une preuve valable devant toute juridiction française ou européenne. Lorsqu’elle présente le plus haut degré de sécurité et qu’elle est vérifiée par un organisme de certification, une signature numérique a également la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, c’est-à-dire la même valeur probante en cas de litige.

Avantages des signatures électroniques

Outre leur valeur juridique, les signatures électroniques présentent de nombreux avantages commerciaux : elles réduisent les coûts, augmentent les taux de conversion et optimisent l’expérience utilisateur. La mise en œuvre des signatures électroniques avec universign.com peut également apporter à votre entreprise ou service des améliorations significatives dans le flux de travail de la signature, en accélérant le temps, en rendant la communication plus fluide et en augmentant la fiabilité de l’ensemble du processus de contractualisation.

La création de signatures électroniques est donc un enjeu majeur pour la transformation numérique de votre entreprise, d’autant plus que tous les types de documents peuvent être signés numériquement : contrats de travail, baux, expertises, contrats de vente immobilière, marchés publics, etc.

Avant de mettre en œuvre les signatures électroniques, chaque entreprise doit procéder à une analyse approfondie de ses besoins, de la fréquence d’utilisation et du niveau de sécurité attendu. Des réponses exactes à ces questions nous permettront de choisir le type de signature électronique le plus approprié. Chaque utilisation a sa propre signature pdf.

Comment fonctionne le processus de signature électronique ?

Concrètement, lorsque vous signez un document par voie électronique, vous recevez par courriel ou en cliquant sur un lien hypertexte un lien vers une page de signature où vous pouvez visualiser le document en question. Ensuite, le recueil de votre consentement est l’étape où l’OSCP s’assure que vous comprenez le contenu du document que vous êtes sur le point de signer un document pdf. La collecte se fait sous la forme d’une case à cocher et est formalisée. Vous devrez ensuite vérifier à l’aide du code envoyé par SMS. Ces étapes sont essentielles car l’authentification n’est pas possible sans elles. À la fin du processus de signature électronique, une fois que toutes les parties ont signé, vous recevrez votre document par courrier électronique ou dans l’espace client.

Principes des plateformes de signature électronique

Il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises spécialisées dans l’édition de solutions innovantes pour les signatures électroniques, les horodatages et la gestion des preuves. Grâce à ces plateformes de signature électronique en ligne, les professionnels et les particuliers peuvent désormais intégrer les principes de la signature électronique non seulement sur leurs sites web, mais aussi sur tous leurs documents électroniques. Qu’il s’agisse de répondre électroniquement à des marchés publics, de signer des documents officiels, d’ouvrir des comptes bancaires en ligne ou simplement de signer des documents personnels, les services de ces plateformes de signature électronique sont essentiels.

Afin de pouvoir répondre par voie électronique via la plateforme, un certificat valide signé électroniquement délivré par une autorité de certification par une partie prenante ou reconnu par l’organisation est requis. En général, ces plateformes de signature électronique sont très faciles à utiliser et ne nécessitent généralement aucune installation de logiciel ni frais de licence. Il vous suffit de signer un accord en ligne pour obtenir votre code unique.

En outre, parmi les exigences d’une plateforme de signature électronique, il est demandé au client de scanner sa carte d’identité ou l’identification de son entreprise afin que la plateforme puisse vérifier sa validité et sa cohérence.

Comment mettre en place une signature électronique ?

La mise en œuvre de la signature électronique dans votre entreprise s’inscrit généralement dans le cadre de la dématérialisation des documents. En effet, la signature électronique n’est applicable qu’aux documents numérisés et nécessite donc généralement la mise en place d’un système de gestion électronique des documents.

Il est donc nécessaire d’analyser les besoins et les systèmes existants avant de mettre en œuvre une signature électronique. Dans quelles circonstances en avez-vous besoin ? Pour signer un contrat lors d’une rencontre physique ? Pour l’installer sur votre site web ? Le client signera-t-il de manière indépendante ? Ce sont les questions auxquelles vous devez répondre pour définir vos besoins et choisir la bonne solution de signature électronique.

Enfin, pour mettre en œuvre la signature électronique dans votre entreprise, il est nécessaire d’utiliser une plateforme dédiée. Aujourd’hui, il existe sur le marché de nombreuses plateformes de signature électronique qui vous permettent de mettre en place ce système très simplement. A partir de ces plateformes, vous pouvez mettre en place des signatures électroniques directement sur votre site internet mais aussi sur tous vos documents immatériels. Pour mettre en place des signatures électroniques au sein de votre entreprise, vous devez choisir l’un de ces organismes reconnus afin qu’il vous fournisse des certificats utilisés pour signer authentiquement des documents et conformes aux obligations légales des signatures électroniques.

La mise en œuvre des signatures électroniques dans votre organisation est généralement peu coûteuse et assez rapide, et ne vous apportera que des avantages en termes de gestion des signatures, d’économies et de rapidité du processus. 

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